1. Informativa Privacy
MindEase e una piattaforma digitale orientata al supporto comunicativo, organizzativo ed educativo di ragazzi autistici e neurodivergenti, con aree dedicate sia agli utenti che ai supervisori. La presente informativa descrive in modo trasparente come i dati personali vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti durante l'uso del servizio.
Nella fase iniziale di sviluppo il servizio puo funzionare con accessi autorizzati manualmente dal superamministratore. In produzione potranno essere attivati flussi di autenticazione esterni, inclusi login federati.
2. Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite MindEase è:
- Denominazione: MindEase di Nicola Teodori
- Sede operativa: Italia
- E-mail privacy: privacy@mindease.it
- E-mail operativa: notifiche@mindease.it
Per richiedere informazioni sul trattamento dei dati, esercitare i propri diritti o inviare segnalazioni, è possibile scrivere ai recapiti sopra indicati oppure utilizzare il modulo dedicato all'interno della piattaforma (Gestione Privacy e Diritti). Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (art. 12 GDPR).
Sub-responsabili del trattamento (sub-processor)
Per l'erogazione del servizio, il Titolare si avvale dei seguenti responsabili esterni del trattamento, con i quali sono stati stipulati accordi di trattamento dei dati (DPA) conformi al GDPR:
-
OpenAI, L.L.C. — sede: 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA.
Trattamento: generazione di risposte AI, analisi del testo, embedding semantico.
Trasferimento extra-UE: sulla base delle Clausole Contrattuali Standard ex Decisione della Commissione (UE) 2021/914 e dell'accordo DPA di OpenAI (openai.com/policies/data-processing-addendum). -
BunnyCDN (bunny.net d.o.o.) — sede: Dunajska cesta 163, 1000 Lubiana, Slovenia (UE).
Trattamento: distribuzione di font tipografici via CDN.
Trasferimento extra-UE: non applicabile (sede UE). Bunny.net dichiara di non registrare indirizzi IP per le richieste font (bunny.net/privacy).
Versione documento: 25 maggio 2026
3. Categorie di dati trattati
MindEase puo trattare, a seconda delle funzionalita attivate, le seguenti categorie di dati:
- Dati identificativi: nome, cognome, email, ruolo di accesso, eventuale immagine profilo.
- Dati di autenticazione: password cifrata, provider di accesso, log tecnici di login.
- Dati di utilizzo del servizio: conversazioni, preferenze, stati d'animo selezionati, eventi calendario, memoria personale compilata o supervisionata.
- Dati di sicurezza: classificazioni di alert, log di moderazione, eventi di sicurezza relativi a testi o immagini, segnalazioni inviate ai supervisori.
- Dati tecnici: indirizzo IP, user agent, timestamp, informazioni necessarie alla sicurezza applicativa e alla diagnostica.
- Dati di contatto: informazioni inviate tramite moduli di richiesta informazioni o canali assistenza.
4. Finalita del trattamento e basi giuridiche
Erogazione del servizio
I dati sono trattati per creare e gestire account autorizzati, consentire l'accesso alla chat, personalizzare il profilo dell'utente, mostrare calendario, dashboard e strumenti di supervisione. La base giuridica e l'esecuzione del servizio richiesto.
Sicurezza, prevenzione abusi e tutela degli utenti
Alcuni dati vengono trattati per rilevare situazioni di rischio, contenuti sensibili, uso improprio del sistema o necessita di coinvolgimento di un adulto di fiducia. La base giuridica e il legittimo interesse alla sicurezza, nonche la tutela dell'utente in ambienti supervisionati.
Comunicazioni amministrative e assistenza
Il titolare puo utilizzare i dati di contatto per gestire richieste, supporto tecnico, comunicazioni organizzative e risposte a segnalazioni.
Obblighi di legge
I dati possono essere trattati ove necessario per adempiere a obblighi legali, richieste dell'autorita o esigenze di tutela giudiziaria.
5. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate, secondo i seguenti criteri:
- Dati account (anagrafica, credenziali): per tutta la durata dell'account attivo, con cancellazione entro 90 giorni dalla chiusura dell'account o dall'ultima attività verificata, salvo obblighi legali di conservazione più lunghi.
- Conversazioni e messaggi: 24 mesi dall'ultima attività sulla conversazione. Trascorso tale termine, le conversazioni vengono anonimizzate o cancellate.
- Dati clinici (dati sulla salute art. 9 GDPR): conservati finché il consenso rimane attivo o finché il supervisore non ne richiede la cancellazione. La revoca del consenso comporta la cancellazione entro 30 giorni.
- Log di sicurezza, alert e moderazione: 12 mesi dalla generazione, salvo necessità di tutela giudiziaria che ne giustifichi la conservazione più lunga.
- Log tecnici (IP, accessi, errori): 90 giorni dalla registrazione.
- Richieste di contatto e di esercizio dei diritti: 12 mesi dalla chiusura della pratica, per documentare l'adempimento degli obblighi GDPR.
- Dati di utilizzo AI (prompt, token, log OpenAI): 30 giorni, poi cancellazione. OpenAI non utilizza i dati per addestrare i propri modelli in forza del DPA stipulato.
6. Diritti dell'interessato
L'interessato, o chi lo rappresenta legittimamente (es. genitore o tutore per un minore), può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti (artt. 15-22 GDPR):
- Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali;
- Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o incompleti;
- Cancellazione / diritto all'oblio (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati quando non più necessari o in caso di revoca del consenso;
- Limitazione (art. 18): limitare il trattamento nei casi previsti dalla norma;
- Portabilità (art. 20): ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da macchina;
- Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi legittimi;
- Revoca del consenso (artt. 7 e 9): revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento, incluso il consenso specifico per i dati sulla salute, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Le richieste vanno inviate a privacy@mindease.it o tramite il modulo Gestione Privacy e Diritti nella piattaforma. Il Titolare risponde entro 30 giorni (prorogabili di altri 60 in casi complessi, con comunicazione motivata entro il primo mese).
È sempre possibile presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (garanteprivacy.it).
7. Minori, utenti fragili e supervisione
MindEase è progettato per un contesto supervisionato. L'accesso al servizio deve avvenire solo da parte di utenti autorizzati e, quando necessario, con il coinvolgimento di un genitore, tutore, educatore o supervisore formalmente abilitato.
Età minima per il consenso digitale: ai sensi dell'art. 8 GDPR e dell'art. 2-quinquies del Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018), i minori di età inferiore a 14 anni possono utilizzare il servizio solo previa prestazione del consenso da parte del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale. Per i minori di età pari o superiore a 14 anni il consenso può essere espresso direttamente dall'interessato.
Il servizio non è destinato a sostituire professionisti sanitari, psicologi, terapeuti, insegnanti o figure educative. In presenza di segnali di rischio, il sistema può generare alert o suggerire il coinvolgimento di un adulto di fiducia.
8. Sicurezza, sistemi automatici e intelligenza artificiale
MindEase utilizza componenti automatiche e modelli AI per generare risposte, classificare stati emotivi, proporre sintesi o aiutare la personalizzazione del dialogo. Tali sistemi sono strumenti di supporto e non sostituiscono valutazioni umane, cliniche o educative.
- Le conversazioni possono essere sottoposte a controlli di sicurezza, moderazione e alert.
- Le immagini o i link presenti nelle conversazioni possono essere analizzati per individuare contenuti sensibili o rischiosi.
- I supervisori autorizzati possono visualizzare dati, alert, cronologia e profili nei limiti delle loro autorizzazioni.
- Le password sono conservate in forma cifrata (bcrypt) e non sono leggibili in chiaro nemmeno dal Titolare.
- Le comunicazioni avvengono tramite protocollo HTTPS/TLS.
Trattamento dei dati tramite API AI (OpenAI)
I messaggi dell'utente e le informazioni di contesto (inclusi, se inseriti dal supervisore, dati clinici) vengono inviati all'API di OpenAI per la generazione delle risposte. Il trasferimento avviene sulla base del DPA e delle Clausole Contrattuali Standard stipulate con OpenAI. OpenAI non utilizza i dati inviati tramite API per addestrare i propri modelli (opt-out attivo).
I dati sulla salute (art. 9 GDPR) vengono trasmessi ad OpenAI solo se il supervisore ha inserito informazioni cliniche nella sezione apposita e ha espresso il consenso esplicito previsto.
9. Termini di Servizio
L'accesso e l'uso di MindEase implicano l'accettazione integrale dei presenti termini. Se l'utente non intende accettarli, non deve utilizzare il servizio.
Il servizio e fornito in una fase di sviluppo e progressivo miglioramento. Alcune funzionalita possono cambiare, essere sospese, o essere rese disponibili solo a gruppi di test o utenti autorizzati.
10. Account, registrazione e ruoli
- Solo le email autorizzate possono procedere alla registrazione completa del profilo.
- L'utente deve fornire dati veritieri, completi e aggiornati.
- Le credenziali di accesso sono personali e non devono essere condivise.
- Il titolare puo assegnare ruoli diversi, inclusi accesso utente/chat e accesso dashboard/supervisore.
- Il superamministratore puo autorizzare, modificare o revocare gli accessi per ragioni organizzative, di sicurezza o di test.
11. Uso consentito e comportamenti vietati
L'utente si impegna a utilizzare MindEase in modo lecito, corretto e coerente con le finalita del servizio. E vietato:
- usare il servizio per attivita illecite, offensive, violente, diffamatorie o lesive di terzi;
- caricare o condividere contenuti pericolosi, fraudolenti o contrari alle policy del servizio;
- tentare accessi non autorizzati, alterazioni, scraping, reverse engineering o uso improprio delle funzioni amministrative;
- utilizzare il servizio in modo da compromettere sicurezza, continuita o affidabilita della piattaforma;
- affidarsi esclusivamente alle risposte della chat per emergenze, diagnosi, valutazioni cliniche o decisioni terapeutiche.
12. Limitazioni di responsabilita
MindEase viene fornito come strumento di supporto digitale, con particolare attenzione alla chiarezza, all'accessibilita e alla sicurezza. Tuttavia il titolare non garantisce l'assenza assoluta di errori, interruzioni, imprecisioni o indisponibilita del servizio.
- Le risposte generate automaticamente possono contenere inesattezze o richiedere supervisione umana.
- Il servizio non sostituisce interventi medici, psicologici, terapeutici, educativi o legali.
- Salvo dolo o colpa grave, il titolare non risponde di danni indiretti, perdita di dati, mancato guadagno o uso improprio del servizio da parte dell'utente.
13. Modifiche, sospensione del servizio e legge applicabile
Il titolare si riserva il diritto di aggiornare in qualsiasi momento questa pagina, modificare le funzionalita, sospendere o interrompere in tutto o in parte il servizio, soprattutto per esigenze tecniche, di sicurezza, normative o organizzative.
Le versioni aggiornate diventano efficaci dal momento della pubblicazione sulla piattaforma. L'uso continuato del servizio dopo la pubblicazione delle modifiche equivale alla presa visione del testo aggiornato.
Salvo diversa disposizione inderogabile, il rapporto tra utente e titolare e regolato dalla legge italiana.